Mấu chốt trong Quản trị doanh nghiệp thời đại 4.0
CEO ngày nay quan tâm tới khái niệm quản trị doanh nghiệp và muốn hiểu rõ để áp dụng thực hiện việc quản trị vào doanh nghiệp mình. Quản trị trong doanh nghiệp nghĩa là làm công việc gì? Việc quản trị được thể hiện qua mối liên hệ giữa các vị trí chủ chốt trong doanh nghiệp và gắn liền với giai đoạn phát triển của một doanh nghiệp.
Mối liên hệ giữa các vị trí chủ chốt trong doanh nghiệp
Mối quan hệ này có thể được ví như 1 hình chóp. Đỉnh của hình chóp này chính là Chủ doanh nghiệp – CEO. Bốn góc đáy trụ lần lượt là 4 giám đốc chức năng:
– Giám đốc Kinh doanh CCO
– Giám đốc Nhân sự CHRO
– Giám đốc Tài chính CFO
– Giám đốc Sản xuất CPO
4 bộ phận đứng đầu là các giám đốc chức năng này sinh ra để chịu trách nhiệm từng mảng quan trọng trong doanh nghiệp, hỗ trợ cho CEO và giúp CEO Quản trị doanh nghiệp trong hạnh phúc.
Quản trị gắn liền với giai đoạn phát triển của một doanh nghiệp
- GIAI ĐOẠN 1 | SỐNG SÓT
Doanh nghiệp phần lớn tập trung vào kinh doanh, bán hàng, chăm sóc khách hàng và doanh thu, nguồn vốn. Ở giai đoạn này, vai trò của Giám đốc kinh doanh – CCO và vai trò của Giám đốc nhân sự – CHRO sẽ được quan tâm nhất.
Trong các công đoạn nhập hàng, bán hàng, chăm sóc khách hàng,… thì công đoạn “bán hàng” và “chăm sóc khách hàng” là quan trọng nhất. Bởi vì, nguồn doanh thu từ bán hàng mà ra. Số tiền đó cần thiết ở giai đoạn sống sót và để duy trì tất cả các phòng ban. Đã là giai đoạn Sinh tồn thì để bán hàng được, cần: Hiểu khách hàng, thiết lập mô hình bán hàng, định biên nhân sự, chính sách nhân sự.
Ở giai đoạn này, quá trình kinh doanh sẽ chưa thể ổn định và gặp nhiều khó khăn. Thậm chí CEO cũng có thể “nhảy” xuống làm bảo vệ, làm mọi thứ, và cứ sai đâu thì sửa đấy. Giai đoạn Sống sót cứ tập trung cho bộ phận bán hàng là chính, mô hình cũng có thể thay đổi liên tục, con người vào ra liên tục, cách bán hàng thay đổi liên tục, sản phẩm cũng bị thay đổi điều chỉnh liên tục. Đừng tập trung cố gắng làm mọi thứ quá bài bản. Cứ làm đi rồi nếu sai, hãy gỡ đi làm lại. Nếu thấy hiệu quả rồi thì mới chuyển đến giai đoạn thứ hai.
- GIAI ĐOẠN 2 | CHUẨN HOÁ
Sau khi ổn định ở giai đoạn 1. Bắt đầu bước vào Chuẩn hóa, doanh nghiệp xây dựng Hệ thống điều khiển trung tâm của doanh nghiệp. Lúc này, vai trò của Giám đốc Tài chính – CFO và vai trò của Giám đốc nhân sự – CHRO sẽ được ưu tiên.
Lúc này, quá trình kinh doanh ổn định thì có thể đặt ra doanh thu mục tiêu cho các phòng ban, tính hạn mức phần trăm của chi phí trên doanh thu. Nhân sự ổn định rồi thì mới viết được số lượng nhân sự như vậy thì gắn với mô hình nào. Chính sách lương ổn định thì mới tính được hạn mức phần trăm chi phí quỹ lương trên doanh thu. Từ đây mới ra được mức thu nhập trung bình của nhân viên là bao nhiêu.
Và nếu như chuẩn hóa được, ta sẽ biết được nếu áp doanh thu thế này thì sản phẩm của chúng ta chiếm được bao nhiêu phần trăm thị phần. Áp được mức chi phí thế này, sẽ biết chi phí ta có thể áp dụng cho năm sau. Doanh thu cao là lợi ông chủ, hay còn gọi là LỢI MÌNH. Nhân sự thế này thì mức thu nhập bình quân nhân sự thế này, sẽ biết được họ có gắn bó với mình lâu dài hay không. Đây là chi phí dành cho chăm sóc khách hàng và vận hành. Vậy đây gọi là lợi khách hàng, hay còn gọi là LỢI CHÚNG SINH. Nhân sự hợp tác bình quân cao gọi là LỢI NGƯỜI. Nếu công việc kinh doanh phát triển bền vững thì phải dựa trên lý thuyết “LỢI MÌNH – LỢI NGƯỜI – LỢI CHÚNG SINH” này của đạo Phật.
Biểu hiện tiếp theo là xây dựng hệ thống điều khiển trung tâm của doanh nghiệp – Hệ thống CCSC (Central Control System of Company). Từ hệ thống CCSC, sẽ có CCSD (Bộ điều khiển của một phòng ban – Central Control System of Department) và Bộ điều khiển CCSP (Central Control System of Person) – Bộ phận điều khiển của con người.
3 bộ điều khiển CCSC, CCSD, CCSP chính là bộ ba điều khiển dùng để khoán cho đến tận vị trí của nhân viên, kết nối từ chiến lược đi xuống hệ thống các phòng ban, phân bổ hạn mức đến phòng ban, rồi lại đến hạn mức từng nhân viên. Chỉ khi Doanh nghiệp ổn định rồi, có các hạn mức, cơ chế khoán, kiểm soát,… rồi ta mới chuẩn hóa được, và sau đó là đến giai đoạn thứ ba.
>> Xem thêm: 3 kỹ năng cần có của nhà quản trị tài giỏi
- GIAI ĐOẠN 3 | TỐI ƯU HOÁ
Tối ưu hóa chi phí giúp giải quyết bài toán kinh tế, giúp CEO dễ dàng hơn trong vận hành và tối ưu hóa được lợi nhuận. Lúc này, vai trò của Giám đốc Tài chính – CFO vẫn sẽ được ưu tiên. Sự tối ưu hóa này là để đảm bảo hoạt động hiệu quả mà đời sống của nhân viên không đi xuống. Nhưng nếu ông chủ tham lam tối ưu hóa đến mức khắc nghiệt, vắt kiệt sức của nhân viên thì hệ thống sẽ đi xuống.
Để có thể tối ưu hóa về mặt chi phí thông qua các hạn mức, ta phải nghiên cứu sâu vào hệ thống CCSC – hệ thống điều khiển trung tâm của doanh nghiệp (Central Control System of Company).
- GIAI ĐOẠN 4 | TỰ ĐỘNG HOÁ
Đóng gói, tự động hoá và xây dựng hệ thống chính là 3 chìa khoá để mở rộng và phát triển doanh nghiệp. Xây dựng hệ thống có sự phối hợp liên kết tự động giữa các giám đốc chức năng nhờ Hệ thống khoán, khi đó vai trò góc nhìn của CEO là quan trọng nhất.
Như vậy, đến giai đoạn tự động hóa tức là CEO không cần trực tiếp tham gia vào các hoạt động của doanh nghiệp nữa mà vẫn có thể đưa doanh nghiệp vào để vận hành tự động. Hệ thống báo cáo, doanh số,….đều có thể quản lý được thông qua hệ thống phần mềm.
- GIAI ĐOẠN 5 | IPO
IPO chính là việc phát hành cổ phần lần đầu ra công chúng, một công ty được IPO sẽ tạo tiềm năng thu hút đầu tư lớn. Khi đó sẽ cần tới Giám đốc Đầu tư trong doanh nghiệp. Các chủ doanh nghiệp cần nhận diện được doanh nghiệp mình đang ở giai đoạn nào và vượt qua từng giai đoạn để công việc kinh doanh phát triển hơn. Doanh nghiệp của bạn đang ở vị trí nào?
Tất cả những giám đốc chức năng không ai là người quan trọng nhất, mà chỉ là ưu tiên nhất vào tính thời điểm, đang ở giai đoạn nào thì CEO ưu tiên bộ phận đó hơn, điều này phụ thuộc vào trí tuệ của CEO – Giám đốc điều hành doanh nghiệp. Vậy điểm mấu chốt của tư duy quản trị doanh nghiệp chính là sử dụng 4 nguồn lực cho đúng thời điểm để mang lại thành công và hạnh phúc. Bên cạnh đó, các chủ doanh nghiệp cần nhận diện được doanh nghiệp mình đang ở giai đoạn nào và vượt qua từng giai đoạn để công việc kinh doanh phát triển hơn.
>> Xem thêm: Giải pháp để quản trị doanh nghiệp trong an lạc, hạnh phúc
7 căn bệnh phổ biến trong Quản trị doanh nghiệp thời đại 4.0
Căn bệnh quản trị doanh nghiệp: CHIẾN LƯỢC
Bệnh này rất nhiều doanh nghiệp mắc phải, nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, thể hiện cụ thể là thiếu hoặc chưa tự đánh giá doanh nghiệp mình về 5 vấn đề lớn, gồm:
– Thứ nhất là điểm mạnh, yếu (nội lực của doanh nghiệp) về quản trị, văn hóa doanh nghiệp, nguồn lực.
– Thứ hai là những cơ hội và thách thức về kinh tế, công nghệ, khách hàng và đối thủ cạnh tranh.
– Thứ ba là thiếu hoặc chưa tự đánh giá doanh nghiệp thường xuyên trong quá trình phát triển kinh doanh.
– Thứ tư là thiếu hoặc chưa có chiến lược qua từng thời kỳ hoạt động. Cuối cùng là thiếu hoặc chưa có sự chia sẻ giữa bộ máy lãnh đạo và bộ phận thừa hành.
Căn bệnh quản trị doanh nghiệp: KỸ NĂNG QUẢN TRỊ
Bệnh này thể hiện ở hoạt động dẫn dắt và hoạt động kiểm tra của lãnh đạo doanh nghiệp “có vấn đề”. Khi lãnh đạo doanh nghiệp giao việc cho cấp dưới thường giao một chiều, không hướng dẫn công việc, không động viên nhân viên, thiếu sự đồng cảm chia sẻ với nhân viên, không giải quyết tốt những mâu thuẫn giữa người cũ và người mới trong doanh nghiệp.
Trong hoạt động kiểm tra, doanh nghiệp thiếu theo dõi hoạt động của nhân viên thường xuyên, không so sánh hiệu quả công việc của nhân viên, khi nhận viên có sai sót thì đổ thừa, không giúp họ sửa sai.
Căn bệnh quản trị doanh nghiệp: KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH
Nhiều lãnh đạo doanh nghiệp hiện nay không cho cấp dưới biết những thông tin về nguồn vốn, lời, lỗ (phân tích theo ngành hàng doanh nghiệp kinh doanh), dòng tiền với những phân tích thấu đáo nên nhân viên rất thiếu thông tin, hạn chế sự sáng tạo phấn đấu đưa doanh nghiệp phát triển.
Trong hoạt động kế toán-tài chính, nhiều doanh nghiệp không có số liệu thống kê liên tục qua các năm nên không thể hoạch định được kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Việc đối chiếu sổ sách, chứng từ, hoá đơn làm không đến nơi đến chốn, bộ phận kế toán tài chính không thường xuyên rà soát, phân tích và đề xuất những sáng kiến làm lành mạnh tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Nhiều doanh nghiệp còn hay đi ngang về tắt chi tiêu tùy tiện và nhân danh bảo mật làm cho trách nhiệm về con số trong tổ chức không rõ ràng thiếu tường minh nên càng lâu càng rủi ro lớn, càng làm lớn càng lỗ nặng…
Căn bệnh quản trị doanh nghiệp: NHÂN SỰ
Nhiều doanh nghiệp thiếu hoạch định chiến lược nhân sự, không phân biệt được vai trò giữa quản trị nhân sự và quản trị nguồn nhân lực, nhầm lẫn giữa duy trì động lực và tạo động lực bên trong của đội ngũ nhân viên, không phát triển được lực lượng kế thừa (bệnh sống lâu lên lão làng) và tạo sự cạnh tranh lành mạnh trong nội bộ doanh nghiệp.
Căn bệnh quản trị doanh nghiệp: MARKETING
Doanh nghiệp thiếu hoạch định chiến lược marketing, thiếu định vị sản phẩm (nhắm tới đối tượng khách hàng là ai, tạo sự khác biệt sản phẩm của mình để cạnh tranh); xem việc phát triển thương hiệu như là làm quảng cáo mà không coi phát triển thương hiệu như phát triển một con người, không thiết lập được hệ thống phân phối hiệu quả.
Căn bệnh quản trị doanh nghiệp: SẢN XUẤT
Doanh nghiệp chưa xác định được chiến lược hoạt động sản xuất luôn phục vụ cho chiến lược kinh doanh, chưa thiết lập hệ thống quản lý chất lượng thực sự (lầm lẫn ISO là công cụ tiếp thị, trong khi ISO là công cụ quản lý nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp); chưa quản lý chi phí chất lượng (quên kiểm soát lãng phí vô hình – thường chiếm 20% chi chí của doanh nghiệp, mà chỉ chú ý chi phí hữu hình); chưa liên tục cải tiến chất lượng do chưa tạo được môi trường thúc đẩy sản xuất và sáng tạo trong doanh nghiệp.
Căn bệnh quản trị doanh nghiệp: TÂM LÝ SỢ THAY ĐỔI
Bệnh này được thể hiện một hình ảnh khái quát rất có ý nghĩa đối với các doanh nghiệp: “Không sợ bệnh, chỉ sợ thấy bệnh mà không chữa, bệnh trở thành tật”, lúc đó vô phương cứu chữa. Chính căn bệnh thứ 7 khiến cho doanh nghiệp ngại chữa bệnh bằng giải pháp hệ thống quản trị doanh nghiệp (ERP, DMS, CRM,…) – loại thuốc có thể phòng và giảm thiểu bệnh thứ 1 đến bệnh thứ 6. Và điều đó chỉ làm cho doanh nghiệp ngày càng yếu đi, giảm sức cạnh tranh với đối thủ và kết cục tất yếu xảy ra không thể trụ lại được trên thương trường.
Giải pháp quản trị doanh nghiệp trong thời đại 4.0
Bản chất kinh doanh là 2 CON: Con Người và Con Số. Chính tương tác giữa con người với Con Người tạo ra giá trị thể hiện qua Con Số, chính tính tích cực hay tiêu cực của Con Số tạo ra sẽ tác động lại Con Người và ứng xử này sẽ tạo động lực tích cực hay tiêu cực cho chu kỳ tương tác mới! Biết những bệnh dễ mắc, đặc biệt là bệnh mãn tính, thói quen tiêu cực đó để tìm giải pháp phòng tránh!
LÀ DOANH NHÂN DOANH CHỦ BẠN ĐANG BĂN KHOĂN VỀ GIẢI PHÁP CHIẾN LƯỢC ĐẾN KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG cho năm 2023-2024?
Học viện CEO Việt Nam với các Chương trình Chuyển giao CEO QUẢN TRỊ sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình vận hành doanh nghiệp sau này. Một chương trình CHUYỂN GIAO DUY nhất bao gồm 3 yếu tố quan trọng giúp GẮN KẾT, BỔ TRỢ và KHÔNG THỂ TÁCH RỜI: Công cụ – Ứng dụng và Hướng dẫn – Đồng hành:
- Chương trình Online: Các Học viên sẽ được Chuyển giao bộ công cụ với những bài giảng Online, đây là những kiến thức nền tảng, giúp anh chị nhận thức rõ doanh nghiệp của mình đang thiếu gì và cần bổ sung điều gì cho quá trình phát triển doanh nghiệp.
- Chương trình Offline: Các Học viên sẽ được hướng dẫn sử dụng bộ công cụ trong chương trình Online một cách thực tiễn nhất. Huấn luyện chiến lược và phương thức cài đặt chiến lược vào hệ thống công cụ theo đặc thù của từng doanh nghiệp, từng ngành nghề. Quan trọng hơn nữa, các học viên sẽ học được nhiều KỸ NĂNG, cũng như TƯ DUY về tài chính, về vốn, về tư duy quản trị từ Thầy Ngô Minh Tuấn – Chủ tịch Hội đồng quản trị Tập đoàn CEO Việt Nam và những vấn đề này CHỈ CÓ TRONG Chương trình Offline.
- Chương trình Review: Khi học viên hoàn thành đủ Chương trình Chuyển giao CHÍNH THỨC từ Học viện CEO Việt Nam, Học viên sẽ nhận được 1 quyền lợi ĐẶC BIỆT đó là “Chương trình xử lý các vấn đề tồn đọng sau quá trình áp dụng và hỗ trợ định kỳ 1 lần/tháng trong 1 năm bởi ĐƠN VỊ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP uy tín và có nhiều năm kinh doanh như HỌC VIỆN CEO VIỆT NAM đồng hành.
Tìm hiểu về chương trình 𝐂𝐄𝐎 𝐐𝐮𝐚̉𝐧 𝐭𝐫𝐢̣ 𝟒.𝟎 tại: https://ceovietnam.edu.vn/course/giai-phap-danh-cho-chu-doanh-nghiep/
