Quản trị được xem như “xương sống” của một tổ chức, doanh nghiệp. Quy trình làm việc muốn vận hành trơn tru và đạt hiệu quả tối ưu nhất cần có vai trò của quản trị. Tuy nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp ở Việt Nam vẫn chưa phân định rõ và đúng vai trò, trách nhiệm giữa một nhà “quản trị” và một nhà “quản lý”. Dẫn đến mâu thuẫn trong cách tổ chức và vận hành, ảnh hưởng xấu đến văn hóa doanh nghiệp. Hãy cùng Học viện Doanh nhân CEO Việt Nam Global phân biệt rõ hai khái niệm này!
Quản trị là gì?
Thông thường khi vận hành một doanh nghiệp cần xác định được điểm xuất phát hay còn gọi là nguồn lực (tài chính, nguồn hàng, mối quan hệ, trí tuệ…) của doanh nghiệp đó. Dựa vào nguồn lực sẵn có này, nhà quản trị phải tìm ra mục tiêu và chiến lược cho doanh nghiệp.
Để đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra, doanh nghiệp cần đặt ra “luật chơi” cho riêng mình về quy chế thưởng, phạt hay hạn mức kinh doanh. Nói cách khác, quản trị chính là toàn bộ quá trình đưa ra các quyết định về chính sách, quy tắc hay mục tiêu chiến lược cho doanh nghiệp.
>> Xem thêm: CEO Quản trị – Giải pháp dành cho Giám đốc Điều hành
Bản chất của quản trị
Bản chất của quản trị chính là tìm ra phương thức phù hợp, giúp mọi người trong tổ chức thực hiện công việc đạt hiệu quả tối ưu nhất với chi phí thấp nhất. Quản trị cần đưa ra những quyết định quyết đoán về chính sách, quy tắc hay mục tiêu chiến lược cho doanh nghiệp.
Quản trị cần đáp ứng đủ các điều kiện cơ bản như sau:
- Có chủ thể quản trị: Đây là các nhân tố trực tiếp tạo ra các tác động quản trị, là đối tượng quản trị trực tiếp. Nhân tố này phải ra những quyết định đủ mạnh, đủ sức thuyết phục để các đối tượng bị quản trị tuân theo.
- Có đối tượng bị quản trị: Đây là nhân tố chịu tác động trực tiếp của chủ thể quản trị. Đối tượng bị quản trị có thể là một tổ chức, một tập thể hoặc thiết bị, máy móc; diễn ra một hoặc nhiều lần liên tục.
- Có mục tiêu cho cả chủ thể và đối tượng: Đây là căn cứ để chủ thể quản trị tạo ra các nhân tố tác động trực tiếp đến các đối tượng.
- Có nguồn lực: Đây chính là công cụ giúp chủ thể quản trị khai thác, vận dụng trong quá trình quản trị.
Như vậy quản trị sẽ gồm các bước: quản trị nguồn lực, quản trị mục tiêu và quản trị chiến lược. Hay nói cách khác quản trị nắm toàn quyền kiểm soát các hoạt động trong tổ chức.
Vai trò của quản trị
Với vai trò quan trọng trong một tổ chức, quản trị được coi là nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu không thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, quản trị sẽ gây ra nhiều hậu quả đáng tiếc và gây tổn hại cho doanh nghiệp.
Vai trò của quản trị được thể hiện qua 5 yếu tố sau đây:
Vai trò đại diện
Trong tổ chức, vai trò của quản trị không chỉ đại diện mà còn là tiếng nói của doanh nghiệp. Vì thế, bộ phận quản trị cần luôn nhận thức được rằng, ngay cả ý kiến cá nhân nhỏ nhất cũng sẽ ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp, có thể tích cực hoặc tiêu cực.
Vai trò lãnh đạo
Vai trò lãnh đạo có nghĩa là phải có khả năng truyền đạt tầm nhìn và truyền cảm hứng cho toàn bộ thành viên trong tổ chức để họ thực hiện tầm nhìn đó. Trong khi đó, quản trị cần điều khiển và kiểm soát tất cả các quá trình hoạt động của các phòng ban, nhằm đảm bảo xây dựng một hệ thống liền mạch, quy trình chuyển tiếp hợp lý với nguồn lực và chi phí tối thiểu.
Vai trò giao tiếp, kết nối
Vai trò của quản trị trong giao tiếp và kết nối giữa các cá nhân trong tổ chức là không thể thiếu. Đây là một trong những vai trò then chốt trong quản trị.
Nhiệm vụ của vai trò này là truyền đạt thông điệp cho toàn bộ hệ thống của tổ chức, cung cấp thông tin chi tiết cho những người ở cấp cao hơn và hướng dẫn cho những người ở cấp thấp hơn. Đồng thời, vai trò này cũng có thể truyền đạt thông tin bên ngoài từ khách hàng, đối tác, các tổ chức, và các mối quan hệ hợp tác bên ngoài khác.
Vai trò ra quyết định
Vai trò của quản trị trong một tổ chức là thông qua, phê duyệt và đưa ra quyết định. Việc quyết định này cần quyết đoán, sáng suốt, thuyết phục để nhân sự đồng thuận và đạt được tiến độ liên tục trong quá trình vận hành của tổ chức.
Vai trò giải quyết vấn đề
Giải quyết vấn đề được xem là bản chất của công việc quản trị. Dù không thiết lập chính sách, nhưng quản trị cần xử lý vấn đề khi kế hoạch không đi đúng hướng. Ngoài ra, quản trị còn đóng vai trò đàm phán giải quyết xung đột giữa các thành viên trong tổ chức như bộ phận nhân sự.
5 chức năng của quản trị
Nhà quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành và quản lý hoạt động của một tổ chức. Các chức năng của nhà quản trị bao gồm:
Nhà quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành và quản lý hoạt động của một tổ chức. Các chức năng của nhà quản trị bao gồm:
Hoạch định kế hoạch
Chức năng hoạch định là một trong những nhiệm vụ cốt lõi của nhà quản trị, giúp đưa tổ chức hoạt động hiệu quả hơn thông qua sự phối hợp giữa quản lý và nhân viên. Các hoạt động trong hoạch định bao gồm:
- Xác định rõ mục tiêu, hướng đi của tổ chức
- Lập kế hoạch hành động chi tiết
- Thiết lập lịch trình hành động
- Đưa ra các biện pháp kiểm soát, cải tiến và phát triển tổ chức.
Tổ chức
Chức năng tổ chức yêu cầu nhà quản trị phải có khả năng phân bổ nguồn lực một cách hợp lý và tạo ra môi trường nội bộ đồng thuận. Ngoài con người, quản trị cần phải sắp xếp máy móc và kinh phí một cách tối ưu nhất. Các hoạt động bao gồm:
- Thiết lập cơ cấu và sơ đồ cho tổ chức.
- Xác định nhiệm vụ và thẩm quyền của từng bộ phận.
- Xây dựng các tiêu chuẩn cụ thể cho từng bộ phận và công việc, nhằm tiến hành đánh giá.
Lãnh đạo, quản lý
Chức năng lãnh đạo, quản lý đòi hỏi nhà quản trị phải có khả năng giao tiếp, tương tác tích cực và hiệu quả với mọi người trong tổ chức. Chức năng này bao gồm các hoạt động sau:
- Đào tạo, phân công và chỉ đạo công việc.
- Lắng nghe, động viên, giải quyết mâu thuẫn và đánh giá hiệu suất.
- Thiết lập mối quan hệ bền vững giữa nhân viên và quản trị, giữa quản trị và các tổ chức bên ngoài.
Đây là phương pháp quản lý riêng của nhà quản trị dành cho cấp dưới của mình. Nếu chức năng này được thực hiện hiệu quả, thì hoạch định và tổ chức mới có ý nghĩa và được xem là đạt kết quả.
Kiểm soát
Nhà quản trị cần phải kiểm soát mọi hoạt động của tổ chức, đánh giá hiệu quả của từng công việc, từ đó đưa ra các quyết định phù hợp nhằm cải thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Đo lường, đánh giá và điều chỉnh
Quản trị là vai trò cần có khả năng truyền cảm hứng và ảnh hưởng đến toàn bộ thành viên trong tổ chức để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Chức năng đo lường, đánh giá và điều chỉnh đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề xảy ra trong quá trình vận hành.
Để thực hiện chức năng này, người quản trị cần tiến hành các hoạt động cụ thể như:
– Xác định rõ các vấn đề cần giải quyết và lên lịch trình để kiểm tra.
– Đánh giá kết quả và đưa ra các hành động kịp thời để ngăn chặn tổn thất không mong muốn.
>> Xem thêm: Thành thạo 3 kỹ năng cần có của nhà quản trị tài giỏi
Quản trị và quản lý khác nhau như thế nào?
Hiện nay ở Việt Nam do khái niệm quản trị và quản lý không rõ ràng nên dẫn đến việc nhà quản lý thường xuyên tham gia vào điều chỉnh luật của nhà quản trị. Điều này sẽ làm ảnh hưởng đến toàn bộ hệ sinh thái của doanh nghiệp nếu luật chơi bị phá vỡ, không theo quy trình và chiến lược ban đầu. Nhà quản lý chỉ nên làm tốt nhiệm vụ của mình và có sự phản hồi lại với nhà quản trị trong trường hợp cảm thấy khúc mắc từ bộ phận của mình chứ không nên can thiệp vào toàn bộ hệ sinh thái của doanh nghiệp.
Về khái niệm
- Quản trị (Administration) là người hoạch định. Quản trị là toàn bộ quá trình đưa ra các quyết định về chính sách, quy tắc hay mục tiêu chiến lược cho doanh nghiệp.
- Quản lý (Management) là người thực thi. Quản lý là công việc tiếp nhận, thực hiện và giải quyết các vấn đề để đạt được mục tiêu của quản trị. Nói cách khác, quản lý làm việc cho quản trị và quản trị quyết định mọi việc của tổ chức.
Về trách nhiệm
- Quản trị cần có tầm nhìn, đặt ra các chiến lược, biết thúc đẩy, truyền cảm hứng và ra những chính sách thuyết phục để cấp dưới tuân theo. Quản trị có thẩm quyền xem xét một vấn đề nào đó được cho phép hoặc không.
- Quản lý cần khả năng tổ chức, thực hiện các chính sách một cách linh hoạt, có chiến thuật và mang lại hiệu quả. Quản lý cần thực hiện vấn đề được cho phép một cách tối ưu nhất.
Về thẩm quyền
- Quản trị có thẩm quyền cấp cao nhất.
- Quản lý có thẩm quyền cấp trung và cấp dưới.
Vai trò trong tổ chức
- Quản trị có vai trò quyết định.
- Quản lý đóng vai trò điều hành.
Về đối tượng
- Quản trị nhắm đến quản trị con người.
- Quản lý nhắm đến quản lý công việc.
Có thể áp dụng cho
- Quản trị thường áp dụng cho văn phòng chính phủ, quân đội, câu lạc bộ, doanh nghiệp kinh doanh, bệnh viện, tổ chức tôn giáo, giáo dục.
- Quản lý thường có tại các tổ chức kinh doanh.
Về quá trình thực hiện
- Quản trị sẽ quyết định nên làm gì? Và khi nào nên được thực hiện?
- Quản lý thường trả lời cho câu hỏi Ai sẽ làm công việc này? Và nó sẽ được thực hiện như thế nào?
>> Xem thêm: Giải pháp dành cho chủ doanh nghiệp tại Học viện Doanh nhân CEO Việt Nam Global
Trên đây là những chia sẻ hữu ích về Quản trị là gì? Quản trị và quản lý khác nhau như thế nào? Tóm lại Quản trị là người hoạch định, quản lý là người thực thi. Hy vọng bài viết của Học viện Doanh nhân CEO Việt Nam Global có thể giúp bạn phân biệt rõ hai khái niệm này. Chúc bạn quản trị doanh nghiệp thành công và hạnh phúc!
